Administrasi Persuratan

PERSURATAN

Surat yaitu alat untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain baik atas nama diri pribadi maupun jabatannya dalam organisasi dengan maksud tertentu

FUNGSI SURAT, sebagai :

1. duta/wakil organisasi
2. Alat bukti tertulis (bukti hitam di atas putih)
3. Pedoman
4. Alat pengingat

PENGGOLONGAN SURAT

MENURUT ISI :

1. Surat pribadi (bersifat kekeluargaan, perkenalan)
2. Surat dinas ( bersifat formal )
3. Surat niaga ( bersifat bisnis/niaga )

MENURUT KEAMANAN ISINYA:

a. Surat sangat rahasia (berhubungan dengan keamanan negara)

b. Surat rahasia (tidak boleh diketahui orang lain)

c. Surat konfidensial (cukup diketahui pejabat yang bersangkutan saja)

d. Surat biasa (tidak ada akibat buruk jika diketahui orang lain)

MENURUT URGENSINYA

1. Surat kilat, penyampaian selekas mungkin
2. Surat Segera, surat yang harus ditanggapi, tetapi tidak harus secepat surat kilat
3. Surat biasa, surat yang tidak segera memerlukan tanggapan

MACAM SURAT NIAGA

1. Surat permintaan penawaran
2. Surat penawaran (offerte)
3. Surat pesanan (order)
4. Surat pemberitahuan dan pengiriman barang
5. Surat pembayaran
6. Surat penagihan
7. Surat pengaduan

Kop surat umumnya terdiri dari :

1. nama lembaga

2. nama jalan

3. nama kota

4. kode pos

5. telp

6. fax

7. logo

8. website

9. email

10. alamat kawat

11. bankir

12. po box ( post office box ) / Kotak Pos

Contoh email : rasimun71@yahoo.co.id

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta keterangan tentang barang yang diinginkan. ( harganya, jenis dan diskon )

Dasar penulisan :

1. inisiatif sendiri

2. iklan

3. sumber lain/orang lain

SURAT PENAWARAN

MUNCUL KARENA :

1. Adanya permintaan penawaran

2. Inisiatif sendiri

Surat penawaran yaitu :

Surat yang dibuat penjual kepada pembeli untuk memberikan keterangan tentang barang yang diinginkan pembeli

SURAT PESANAN (ORDER)

Surat yang dibuat pembeli untuk memesan barang yang diinginkan oleh pembeli.

Isinya :

1. nama barang

2. jenis barang

3. harga dan jumlah

4. cara pengiriman

SURAT PENGIRIMAN BARANG

Surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli

Isinya:

1. nama dan jenis barang

2. jumlah barang

3. harga barang

4. cara pengiriman

SURAT PENGADUAN (CLAIM)

a.   Ada kerusakan

2. Kurangnya barang
3. Kadaluwarsa /tidak tepat waktu
4. Kualitas tidak cocok
5. Force majeure (keadaan tidak terduga)

SURAT PEMBAYARAN BARANG

Surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual untuk membayar pembelian barang

Cara pembayaran :

1. dibayar dimuka

2. dibayar dibelakang

COD = Cash On Delivery

SURAT PENGADUAN (CLAIM), muncul jika :

1. Barang rusak
2. Barang jumlahnya kurang
3. Kualitas tidak sesuai
4. Kadaluwarsa
5. Force majeure (keadaan tak terduga)

SURAT ADJUSMENT (PENYELESAIAN CLAIM) :

1. Mengganti barang rusak
2. Ganti rugi
3. Retur barang (kembali)
4. Konsinyasi (titipan)
5. Potongan harga

SURAT PENAGIHAN

Surat penagihan dikirm jika dalam jangka waktu tertentu pembeli tidak membayar jumlah uang sesuai kesepakatan.

Surat penagihan dapat melalui beberapa tahapan :

a.   PENAGIHAN 1 (surat bersifat halus dan mengingatkan tentang )

2. PENAGIHAN 2 (surat berisi peringatan tentang pembayaran yang belum terselesaikan)
3. PENAGIHAN 3 (surat berisi peringatan terakhir dan akan dilanjutkan ke meja hijau jika jangka waktu yang diberikan tidak ada tanggapan)

Contoh Surat Penawaran

PT TERANG BENDERANG

Jalan Gajah Mada 125

SEMARANG

==========================

Nomor             : 105/TB/P/II/2010                                                       10 Pebruari 2010

Lampiran          : 1 (satu) helai

Hal                   : Penawaran Kulkas Dua Pintu

Kepada

Yth. Pimpinan UD Sumber Rejeki

Jl. Slamet Riyadi 117

SURAKARTA

Dengan hormat,

Kami adalah perusahaan elektronik terkemuka yang sedang berkembang. Produk baru kami yang mulai akan dipasarkan adalah kulkas dengan model dua pintu dengan keistimewaan berupa Hot dan Cool. Bagian atas untuk pemanas dan bagian bawah untuk pendingin.

Adapun rincian detailnya adalah sebagai berikut :

Merk                : CALLISTA

Kapasitas         : 100 kg

Tipe                 : LX- 250

Harga               : Rp. 3.500.000/ unit

Warna              : putih, abu-abu dan hijau

Garansi : 3 tahun

Pembayaran     : melalui rekening BNI No. 06057120051

Penyerahan       : prangko gudang pembeli

1. Pengiriman barang setelah 50% dibayar.
2. Kami juga melayani pembelian secara kredit

Jika Saudara setuju dengan ketentuan tersebut, kami persilakan Saudara datang ke kantor kami setiap jam kerja atau cukup mengirim surat pesanan. Bersama ini kami lampirkan brosur untuk Saudara pelajari.

Sambil menunggu pesanan Saudara kami menyampaikan terima kasih.

                                                                                 Hormat kami,
                                                                                 PT TERANG BENDERANG


                                                                                 Rasimunimuni Bae
                                                                                 Direktur

 RB/R

Contoh surat Pesanan

UD SUMBER REJEKI

Jalan Slamet Riyadi 117

SURAKARTA

=========================

Nomor             : 100/SR/PES/II/2010                                                  2 Maret 2010

Lampiran          : Bukti pembayaran

Hal                   : Pesanan Kulkas Dua Pintu

Kepada

Yth. Pimpinan PT TERANG BENDERANG

Jl. Gajah Mada 125

SEMARANG

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 105/P/TB/II/2010 beberapa minggu yang lalu perihal penawaran kulkas dua pintu beserta brosurnya telah kami terima dengan baik.

Setelah membaca brosur tersebut kami merasa tertarik. Oleh karena itu kami ingin memesan barang tersebut dengan jumlah 10 (sepuluh) unit @ Rp. 3.500.000,- (tiga juta lima ratus ribu rupiah) dengan rincian 5 (lima) unit warna abu-abu dan 5(lima) unit warna putih.

Sesuai dengan penawaran Saudara, pembayaran uang muka 50% akan segera kami lakukan melalui BNI ke rekening Saudara. Sedangkan sisa pembayaran akan kami lunasi setelah barang kami terima.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih.

                                                                                     Hormat kami,
                                                                                     UD SUMBER REJEKI


                                                                                     Sumitro
                                                                                     Pemilik

S/A