Administrasi Persuratan

Rabu, 23 Maret 2011 ·


PERSURATAN

Surat yaitu alat untuk menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain baik atas nama diri pribadi maupun jabatannya dalam organisasi dengan maksud tertentu








FUNGSI SURAT, sebagai :
  1. duta/wakil organisasi
  2. Alat bukti tertulis (bukti hitam di atas putih)
  3. Pedoman
  4. Alat pengingat

PENGGOLONGAN SURAT
MENURUT ISI :
  1. Surat pribadi (bersifat kekeluargaan, perkenalan)
  2. Surat dinas ( bersifat formal )
  3. Surat niaga ( bersifat bisnis/niaga )

MENURUT KEAMANAN ISINYA:
a. Surat sangat rahasia (berhubungan dengan keamanan negara)
b. Surat rahasia (tidak boleh diketahui orang lain)
c. Surat konfidensial (cukup diketahui pejabat yang bersangkutan saja)
d. Surat biasa (tidak ada akibat buruk jika diketahui orang lain)

MENURUT URGENSINYA
  1. Surat kilat, penyampaian selekas mungkin
  2. Surat Segera, surat yang harus ditanggapi, tetapi tidak harus secepat surat kilat
  3. Surat biasa, surat yang tidak segera memerlukan tanggapan
MACAM SURAT NIAGA
  1. Surat permintaan penawaran
  2. Surat penawaran (offerte)
  3. Surat pesanan (order)
  4. Surat pemberitahuan dan pengiriman barang
  5. Surat pembayaran
  6. Surat penagihan
  7. Surat pengaduan
Kop surat umumnya terdiri dari :
1. nama lembaga
2. nama jalan
3. nama kota
4. kode pos
5. telp
6. fax
7. logo
8. website
9. email
10. alamat kawat
11. bankir
12. po box ( post office box ) / Kotak Pos

Contoh email : rasimun71@yahoo.co.id

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
Surat yang dibuat oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta keterangan tentang barang yang diinginkan. ( harganya, jenis dan diskon )
Dasar penulisan :
1. inisiatif sendiri
2. iklan
3. sumber lain/orang lain

SURAT PENAWARAN
MUNCUL KARENA :
1. Adanya permintaan penawaran
2. Inisiatif sendiri

Surat penawaran yaitu :
Surat yang dibuat penjual kepada pembeli untuk memberikan keterangan tentang barang yang diinginkan pembeli

SURAT PESANAN (ORDER)
Surat yang dibuat pembeli untuk memesan barang yang diinginkan oleh pembeli.
Isinya :
1. nama barang
2. jenis barang
3. harga dan jumlah
4. cara pengiriman

SURAT PENGIRIMAN BARANG
Surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli
Isinya:
1. nama dan jenis barang
2. jumlah barang
3. harga barang
4. cara pengiriman

SURAT PENGADUAN (CLAIM)
a.   Ada kerusakan
  1. Kurangnya barang
  2. Kadaluwarsa /tidak tepat waktu
  3. Kualitas tidak cocok
  4. Force majeure (keadaan tidak terduga)

SURAT PEMBAYARAN BARANG
Surat yang dibuat oleh pembeli kepada penjual untuk membayar pembelian barang
Cara pembayaran :
1. dibayar dimuka
2. dibayar dibelakang

COD = Cash On Delivery

SURAT PENGADUAN (CLAIM), muncul jika :
  1. Barang rusak
  2. Barang jumlahnya kurang
  3. Kualitas tidak sesuai
  4. Kadaluwarsa
  5. Force majeure (keadaan tak terduga)

SURAT ADJUSMENT (PENYELESAIAN CLAIM) :
  1. Mengganti barang rusak
  2. Ganti rugi
  3. Retur barang (kembali)
  4. Konsinyasi (titipan)
  5. Potongan harga

SURAT PENAGIHAN
Surat penagihan dikirm jika dalam jangka waktu tertentu pembeli tidak membayar jumlah uang sesuai kesepakatan.
Surat penagihan dapat melalui beberapa tahapan :
a.   PENAGIHAN 1 (surat bersifat halus dan mengingatkan tentang )
  1. PENAGIHAN 2 (surat berisi peringatan tentang pembayaran yang belum terselesaikan)
  2. PENAGIHAN 3 (surat berisi peringatan terakhir dan akan dilanjutkan ke meja hijau jika jangka waktu yang diberikan tidak ada tanggapan)

Contoh Surat Penawaran

PT TERANG BENDERANG
Jalan Gajah Mada 125
SEMARANG
==========================
Nomor             : 105/TB/P/II/2010                                                       10 Pebruari 2010
Lampiran          : 1 (satu) helai
Hal                   : Penawaran Kulkas Dua Pintu


Kepada
Yth. Pimpinan UD Sumber Rejeki
Jl. Slamet Riyadi 117
SURAKARTA



Dengan hormat,

Kami adalah perusahaan elektronik terkemuka yang sedang berkembang. Produk baru kami yang mulai akan dipasarkan adalah kulkas dengan model dua pintu dengan keistimewaan berupa Hot dan Cool. Bagian atas untuk pemanas dan bagian bawah untuk pendingin.

Adapun rincian detailnya adalah sebagai berikut :
Merk                : CALLISTA
Kapasitas         : 100 kg
Tipe                 : LX- 250
Harga               : Rp. 3.500.000/ unit
Warna              : putih, abu-abu dan hijau
Garansi : 3 tahun
Pembayaran     : melalui rekening BNI No. 06057120051
Penyerahan       : prangko gudang pembeli
  1. Pengiriman barang setelah 50% dibayar.
  2. Kami juga melayani pembelian secara kredit

Jika Saudara setuju dengan ketentuan tersebut, kami persilakan Saudara datang ke kantor kami setiap jam kerja atau cukup mengirim surat pesanan. Bersama ini kami lampirkan brosur untuk Saudara pelajari.

Sambil menunggu pesanan Saudara kami menyampaikan terima kasih.
                                                                                 Hormat kami,
                                                                                 PT TERANG BENDERANG


                                                                                 Rasimunimuni Bae
                                                                                 Direktur
 RB/R

Contoh surat Pesanan
UD SUMBER REJEKI
Jalan Slamet Riyadi 117
SURAKARTA
=========================
Nomor             : 100/SR/PES/II/2010                                                  2 Maret 2010
Lampiran          : Bukti pembayaran
Hal                   : Pesanan Kulkas Dua Pintu



Kepada
Yth. Pimpinan PT TERANG BENDERANG
Jl. Gajah Mada 125
SEMARANG



Dengan hormat,

Surat Saudara No. 105/P/TB/II/2010 beberapa minggu yang lalu perihal penawaran kulkas dua pintu beserta brosurnya telah kami terima dengan baik.

Setelah membaca brosur tersebut kami merasa tertarik. Oleh karena itu kami ingin memesan barang tersebut dengan jumlah 10 (sepuluh) unit @ Rp. 3.500.000,- (tiga juta lima ratus ribu rupiah) dengan rincian 5 (lima) unit warna abu-abu dan 5(lima) unit warna putih.

Sesuai dengan penawaran Saudara, pembayaran uang muka 50% akan segera kami lakukan melalui BNI ke rekening Saudara. Sedangkan sisa pembayaran akan kami lunasi setelah barang kami terima.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih.

                                                                                     Hormat kami,
                                                                                     UD SUMBER REJEKI


                                                                                     Sumitro
                                                                                     Pemilik
S/A

0 komentar:

Posting Komentar

Komentar harap menggunakan bahasa yang baik dan sopan. Terima kasih

About Me

Foto Saya
Rasimun Way
Lahir di Karangsambung,Kabupaten Kebumen, besar di Cepu dan Semarang. Aktivitas di SMK Negeri 1 Ambal, Kebumen. Bertempat tinggal di Kutosari, Kebumen. Email : denrasimun@gmail.com
Lihat profil lengkapku

Daftar Isi

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...

Followers

 
Top

Rasimun Way | Copyright © 2011 All right reserved.
Red Eleganisme Blogger Template | Designed By Serba Blog